مقالات
برای ایجاد یک مصاحبه موثر به چه فاکتورهایی نیاز داریم؟
مصاحبه به فرایندی گفته می شود که در آن معمولاً دو نفر و یا تعداد بیشتری حضور دارند و به گفت و گو و مبادله اطلاعاتی مشخص می پردازند تا فردی مورد بررسی و تایید قرار گیرد. در طی این جلسه ممکن است افراد به دنبال رسیدن به یک فرصت شغلی مناسب، ترفیع، فروش محصول، پذیرش پیشنهاد و مواردی دیگر باشند.
مصاحبه در محیط تجاری معمولا با احساس ضرورت و فوریت انجام می شود و اینکه مدت زمان اختصاص داده شده به مصاحبه، معمولا بسیار محدود است. در نتیجه، نیاز است تا یک مصاحبه هدایت شده را به کار گرفت. زیرا این محدودیت زمانی، ممکن است همراه با پیامدهای ناکارآمدی باشد و در آن مصاحبه کننده آنقدر درگیر بودجه بندی زمان خود باشد که محتوا و هدف مصاحبه به درستی مورد توجه قرار نگیرد. از این رو، بهتر است که به درستی یک مصاحبه مؤثر را تعریف کنیم و فاکتورهای مهم آن را به کار بندیم.
تکنیک کاربردی برای مصاحبه موثر
تکنیک های مختلفی که می توانید در روند مصاحبه در جهت شناسایی خصوصیات و موارد رفتاری افراد به کار ببندید و به نتیجه ای مطلوب و بهینه دست یابید. در مصاحبه حضوری و یا از راه دور وجود دارد که می توانید آنها را در فرآیند مصاحبه فعلی خود استفاده کنید، در ادامه به مهمترین مواردی از آنها اشاره خواهیم کرد.
برنامه ریزی و آماده سازی
عدم برنامه ریزی درست و همه جانبه برای مصاحبه، می تواند چالش های زیادی را به همراه داشته باشد و در دریافت نتیجه نهایی مطلوب، خدشه وارد نماید. زیرا یک مصاحبه گر بدون داشتن برنامه ای مشخص مانند یک فرد بی تجربه بوده و به هیچ عنوان از آمادگی کافی برخوردار نخواهد بود تا به بررسی دقیق تر و جوانب مختلفی از موضوع بپردازد. در حالی که تنها یک برنامه ریزی ساده و از پیش تعیین شده می تواند روند جلسه مصاحبه را تغییر دهد.
هنگامی که هدف مصاحبه از قبل مشخص باشد، معمولاً تمرین خوبی است که به فرد مربوطه زمان کافی برای آماده شدن برای صحبت قبل از مشارکت واقعی داده شود. مصاحبه کننده با اشاره به نکاتی که باید به آنها پرداخته شود، پیش از موعد و به صورت مکتوب، امتیاز بیشتری به مصاحبه شونده می دهد. همچنین هدف خاص جلسه را تقویت می کند. اغلب اوقات انتظارات مصاحبه شونده ممکن است بسیار متفاوت از انتظارات مصاحبه کننده باشد ولی داشتن برنامه و فعالیت بر اساس همان، می تواند به خوبی این سو تفاهم را از بین ببرد.
تعیین مکان مناسب مصاحبه
مکان نقش مهمی در اثربخشی مصاحبه شما دارد. پیدا کردن یک مکان آرام به شما این امکان را می دهد تا کاملا متمرکز بوده و بدون کمترین حواس پرتی با فرد مورد نظر به صحبت و گفت و گو پرداخته و ارتباط موثری برقرار کنید. در نظر گرفتن محیطی آرام و بدور از سر و صدای محیط و یا رفت و آمدهای مکرر سایر افراد حاضر، می تواند تنش و استرس ناشی از مصاحبه را تا حد قابل توجهی کاهش دهد.
توصیه می شود که پیش از آماده شدن و حضور در جلسه حتما بررسی کنید که همه چیز مرتب و منظم است. این امر می تواند به راحتی و به سادگی تجربه یک مصاحبه اثربخش را تضمین نموده و فرد مصاحبه شونده را با تصور خوبی از شرکت شما همراه نماید.
ایجاد ارتباط موثر
یکی از تکنیک های مهم مصاحبه رفتاری موثر ایجاد ارتباط است. مطمئناً لحن کلی مصاحبه باید کمک کننده و دوستانه باشد تا موانع فوری برای ارتباط صریح به حداقل برسد. در این رابطه لازم به ذکر است که حفظ حریم خصوصی اولین شرط لازم برای مصاحبه خوب است. یکی از مؤلفه های مهم این امر، رهایی از عوامل مزاحم مانند تلفن و عبور و مرورها می باشد که بهتر است مورد توجه قرار گرفته و حذف شود.
به منظور ایجاد عنصر بسیار مهم ارتباط با مصاحبه شونده، باید تلاش واقعی برای آسوده ساختن مصاحبه شونده انجام شود. به خصوص در درخواست شغل، ارتقاء شغلی، یا سایر مصاحبه هایی که در آنها تفاوت های قابل توجهی در وضعیت وجود دارد. در نظر داشته باشید که در همان ابتدای مصاحبه فرصتی برای مصاحبه شونده در نظر بگیرید تا بتواند با محیط مصاحبه سازگار شود و آمادگی لازم را کسب نماید. این یک واقعیت است که اغلب نادیده گرفته می شود، هرگاه فردی در موقعیت جدیدی قرار می گیرد، دچار نگرانی و استرس می شود.
به یاد داشته باشید که وضعیت مورد نظر بر خلاف شما که بدان عادت دارید، برای مصاحبه شونده جدید است و ممکن است سطح اضطراب بالایی را تجربه نماید و در نتیجه کل جلسه را از دست بدهد.
آماده سازی سوالات مصاحبه
یک لیست از سوالات مصاحبه را برای پرسیدن از کارجو بر اساس شرایط شغلی و رزومه کاری برنامه ریزی کنید. تعداد سؤالات مصاحبه بستگی به این دارد که داوطلبان شما در چه مرحله ای از فرآیند مصاحبه هستند. توصیه می شود که برای یک مصاحبه با مدت زمانی حدود یک ساعت، حتما تعداد شش یا هفت سوال مهم و ضروری را بپرسید و به خوبی در مورد آن صحبت کنید تا بتوانید اصلی ترین اطلاعات را از فرد مورد نظر به دست آورید.
بایستی به خوبی بر نامه ریزی کنید و تعدادی سؤالات مصاحبه رفتاری پایان باز را مطرح کنید و از مصاحبه شونده بخواهید تا مهارت ها و تجربیات خود را توضیح دهد و توانایی خود را برای مقابله با موضوعات چالش برانگیز نشان دهند. چنین سوالاتی می توانند به شما کمک کنند تا تفکر انتقادی و مهارت های ارتباطی داوطلب را ارزیابی کنید.
همچنین می توانید علاوه بر پرسیدن سوالات مصاحبه که از پیش آن را آماده کرده اید، از افراد بخواهید تا در مورد نکات مهم مطرح شده در رزومه خود، صحبت نمایند. همچنین می توانید از آنها بخواهید که شکاف های شغلی، جهش شغلی یا عناوین شغلی غیر عادی را روشن کنند. این روش باعث می شود که شما بتوانید سؤالات مناسب را در نظر بگیرید، روند گفت و گو را به درستی هدایت کنید و بینش بهتری در مورد اینکه چقدر مهارت ها و تجربه فرد با وظایف شغلی مطابقت دارد، به دست آورید.
پایان جلسه
به یاد داشته باشید که بخش پایانی و درصد باقیمانده از زمان مصاحبه میتواند مهم ترین آن باشد، زیرا بیشترین مقدار اطلاعات در واحد زمان معمولاً در این فاصله زمانی رد و بدل می شود. مصاحبه هایی که مربوط به بخش فروش محصول هستند که فروشنده اغلب اطلاعات حیاتی ارائه شده در پایان مصاحبه یا پس از فروش را به درستی متوجه نمی شوند و این اطلاعات نادیده گرفته شده باعث تفسیرهای نادرست می شود که حتی ممکن است منجر به لغو بسیاری از موارد بعدی و شکایات حل نشده شود. در صورتی که مطرح نمودن این مسائل تنها کمی پیش از خاتمه مصاحبه می توانست از تمامی این مشکلات جلوگیری نماید.
بخشی از نتیجه گیری پایان جلسه مربوط به تعیین یک برنامه عمل می باشد، کاری که باید توسط یک یا هر دو طرف انجام شود یا به دست آید. همان طور که پیش از این ذکر شد، مفیدترین تکنیک برای دستیابی به نتایج خوب است و می تواند نتیجه ای بهینه را برای هر دو طرف مصاحبه ایجاد نماید، چرا که به آنها کمک می کند تا بتوانند دقیقا آنچه را که انجام شده و همچنین تمرکز بر توافق نهایی را درک نمایند.